Digitalisierung bei Seifert: Mehr Touren für weniger Klicks
#tbt - ein Rückblick: Start mit digitaler Roadmap war 2020. Ziel: durchgängig digitalisierte Unternehmensprozesse mit klaren Strukturen und nachhaltigen Abläufen, die für alle gelten. Teil dieser Strategie war die Brabender logistic suite inklusive Telematik. Ein Blick zurück auf die Entwicklungspartnerschaft als wegweisendes Projekt.
Basis der Digitalisierung sind leistungsfähige Systeme ohne Insellösungen. Ein TMS sichert Qualität und Effizienz. Der ständige Soll-Ist-Vergleich spielt eine wesentliche Rolle. Auf lange Sicht soll die Digitalisierung Arbeitsplätze erhalten. Papier soll ganz verschwinden, der Umwelt zuliebe. Das waren nur einige Gedanken, mit denen Harry Klenk, Leitung TMS Administration bei Seifert, und die Brabender Group gestartet sind.
Quer durch den Prozess
Das Projekt mit der Seifert Logistics Group erstreckte sich von der Auftragsannahme und -prüfung über die Auftragsplanung, -disposition und -durchführung bis hin zur Auftragsrückmeldung und -abrechnung. Dazu hat Seifert einen Standardprozess für den gesamten Auftragsdurchlauf entwickelt und in ein für alle verbindliches Regelwerk gegossen, als nachvollziehbares Dokument zum Nachschlagen, bereichsübergreifend für alle am Prozess beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ein Prozess für alle
Brabender implementierte diesen Standardprozess im Rahmen einer gemeinsam vereinbarten Entwicklungspartnerschaft auf allen Ebenen. Ziel war es, den Kunden jede gewünschte Information zu jedem gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen, unabhängig vom Status des gesamten Auftragsprozesses. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anfrage aktiv von Seifert per Schnittstelle, E-Mail, SMS etc. kommt, oder ob sie vom Kunden über Web-Portale oder andere Kommunikationswege wie Telefon, SMS, Fax etc. angefordert wird. Besonders wichtig: Alles nur einmal, 100 % richtig und vollständig durchführen und dabei möglichst keine Verschiebungen in nachgelagerte Bereiche zulassen.
Transparenz und Automatisierung
Datentransparenz, hohe Datenqualität und fehlerfreie Ausführung sind der Schlüssel zum Erfolg. Ebenso werden je nach Auftrag z.B. Prognosewerte wie ETA, Abfahrten, Mengen, Lenkzeiten etc. auch über zusätzliche Systeme durch Anbindungen an Partner berücksichtigt. Weitere Näherungswerte liefert u.a. die auftrags- und tourenbezogene Telematik. Daten zu Fahrern, Lenkzeiten, Lkw, Trailern, Kontrollen etc. gehören zu den Grundlagen. Nur mit vollständigen Daten kann Seifert alle Prozesse automatisieren, die sich automatisieren lassen. Im besten Fall greifen die Disponentinnen und Disponenten nur noch bei „Rot“ ein, beobachten bei „Gelb“, was passiert, und lehnen sich bei „Grün“ zurück.
Fünf überzeugende Ergebnisse
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Auftragserfassung und -bearbeitung sind schneller und einfacher geworden. Früher wurden 60 Prozent der Aufträge über eine Schnittstelle (DFÜ) abgewickelt, aber 90 Prozent davon waren unvollständig und mussten manuell nachbearbeitet werden. Heute kommen 90 Prozent der Aufträge vollautomatisch ins System und werden zu 99,5 Prozent korrekt angelegt und verarbeitet.
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Mit dem alten System hatten sich in zehn Jahren 450.000 Adressen angesammelt. Die Quote der doppelt oder mehrfach angelegten Adressen lag bei 35 Prozent pro Jahr. Heute sind 45.000 Adressen im System und die Gefahr der Doppel- oder Mehrfacherfassung liegt unter 0,25 Prozent pro Jahr.
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Bei der Preisermittlung für Aufträge waren im alten System nur 30 Prozent automatisiert und davon mussten drei Viertel manuell ergänzt oder korrigiert werden. Heute werden 85 Prozent der Preise automatisiert ermittelt, davon 99,9 Prozent vollständig korrekt.
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Im operativen Bereich wurde in der Verwaltung komplett auf Papier verzichtet. Über alle Mitarbeiter und Vorgänge in diesem Bereich hinweg spart Seifert so etwa 15 bis 20 Blatt pro Vorgang und rund 1.500 Blatt pro Tag, also etwa eine halbe Million Blatt pro Jahr.
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Für die Abwicklung eines Auftrages waren pro Dispositionsplatz ca. 10 bis 15 Systeme im Einsatz, wie z.B. Speditionsbuch, manueller Dispoplan, Excel-Tabellen, Karten- und Routensysteme mit teilweise veraltetem Kartenmaterial, Word, Fax, Frachttabellen und -bücher etc. Hinzu kamen diverse Kundenanbindungen und Frachtenbörsen. Heute sind die vielen Insellösungen abgeschafft. Jeder arbeitet mit einem führenden TMS. Zusatzsysteme sind auf das Notwendigste beschränkt.